Andersen

Проблемы удаленщиков, решения менеджеров и лайфхаки наших PM

Jun 16, 2020
Blog

Еще 5 лет назад удаленная работа позиционировалась как “формат будущего”, причем не самого ближайшего. В среднем профильные издания в интернете предсказывали рост популярности дистанционки в перспективе 10 лет. Однако будущее наступило гораздо раньше. 

98% работников хотели бы иметь возможность работать удаленно, 97% считают, что это объективно оптимальный формат, говорится в исследовании Buffer. Глобальный карантин начала 2020 года лишь ускорил процесс перехода на удаленку, и многие компании оставили этот формат работы и после его отмены. Для менеджеров это стало своего рода испытанием: хотя команда и проект остались прежними, из-за смены формата многие процессы пришлось радикально менять или даже настраивать с нуля. В этой статье мы разберем основные проблемы пипл-менеджмента на удаленке и рассмотрим варианты их решения.

Почему это важно

Факт №1: число удаленщиков растет с каждым годом. По данным FlexJob за 2019 год, количество удаленных работников выросло в 2,5 раза за последние 12 лет. Хотя некоторые компании и предпочли вернуть своих работников в офисы, велика вероятность, что полный или частичный переход на удаленку все равно состоится, пусть и не сразу.  Рынок расширяется, появляются новые стартапы, компании открывают представительства в других регионах, формируются новые команды. При создании каждой новой компании или подразделения руководство взвешивает “за” и “против” онсайт и ремоут форматов, и все чаще предпочтение отдается дистанционке.

Факт №2: применяя в управлении персоналом на удаленке те же принципы, что и при работе в офисе, менеджер не сможет полноценно контролировать ряд процессов. Проще говоря, не относясь к переходу на удаленку серьезно, менеджер рискует потерять связь с командой и зафиксировать снижение продуктивности, которое со временем будет только расти. С другой стороны, понимая проблемы, с которыми сталкиваются члены его команды и внедряя правильные практики, PM сможет получить все бенефиты удаленной работы.

Проблемы, с которыми могут столкнуться члены удаленной команды

Опрос 2020 года показал, что больше всего “удаленщиков” беспокоят следующие последствия:

1. Проблемы с коммуникацией. Из-за отсутствия невербальных сигналов сотрудники иногда не понимают друг друга. Особенно часто недоразумения возникают, когда общение ведется только перепиской, без голосовых созвонов. 

2. Одиночество, чувство брошенности. У многих людей большая часть социальной активности проходит на работе, а коллеги являются ближайшими друзьями. Отсутствие такого общения может привести к социальной изоляции, вызывать чувство одиночества.

3. Проблемы с “отключением” от рабочих вопросов. Когда работаешь там же, где живешь, жизнь часто превращается в работу нон стоп. Когда нету явного разделения офис/дом, в том числе, нет промежуточного этапа дороги на работу, границы стираются.

4. Личностная деградация. Когда нет необходимости каждый день выходить из дома, многие перестают следить за собой так же тщательно, как раньше. Кроме того, снижается мотивация развиваться интеллектуально и физически.

Перечисленные выше, а также другие, менее заметные проблемы, приводят к потере мотивации. Люди перестают “гореть” работой, она превращается в рутину, порой весьма тягостную. Чтобы избежать такого эффекта, PMу необходимо уделить особое внимание пипл менеджменту.

Что делать менеджеру

Есть множество способов повысить мотивацию членов своей команды, улучшить связь с ними и настроиться на выполнение общих целей. Хорошие менеджеры и так знают многие из этих приемов, некоторые применяются интуитивно. Но, пожалуй, каждому PM будет полезно периодически освежать этот список в памяти.

Итак, что может сделать менеджер для своей команды, работающей на удаленке:

1. Больше общения. Ежедневные созвоны с командой в скайпе позволят поддерживать связь, быть в курсе задач друг друга.

2. Максимальное использование видеосвязи. Хотя некоторым членам команды интуитивно комфортнее общаться только голосом, видео лучше всего имитирует очную встречу и ликвидирует дефицит социальных взаимодействий.

3. Возможность пообщаться один на один. С каждым членом команды менеджеру необходимо периодически общаться лично, в идеале — раз в 2-3 дня. В совокупности с дейли коллами это позволит всегда быть в курсе актуальных проблем и вовремя их решать.

4. Доступность 24/7. Не самый комфортный момент для менеджера, но благодаря такому подходу можно добиться максимальной лояльности. Когда сотрудник знает, что может рассчитывать на совет и поддержку в любой момент, он и сам будет стараться не подвести. С другой стороны, политика “обращайтесь с вопросами только в рабочие часы” делают членов команды обычными почасовыми наемными работниками. С чего бы им радеть интересами проекта и компании, если менеджеру все равно?

5. Смайлы, стикеры и гифки в переписках. Эти инструменты помогают хотя бы частично изобразить эмоции, компенсируя отсутствие невербального общения. Но важно знать меру. 🙂

6. Удобный для всех график. Если члены команды распределены по всему миру, необходимо организовать несколько регулярных созвонов в день, чтобы каждому сотруднику было удобно общаться в его рабочие часы. 

7. Необходимое оборудование. Если это возможно физически, нужно обеспечить всех членов команды корпоративной техникой. Это позволит исключить простои из-за того, что у сотрудника сломался личный ноутбук.

8. Возможность для личностного и карьерного развития. Работники на удаленке, как и в офисе, заинтересованы в развитии. Нужно помогать им прокачивать скиллы и предлагать новые возможности, если рост сотрудника очевиден.

9. Поддержка инициативности. Любые инициативы ценны хотя бы тем, что сотруднику небезразлична компания и проект. К тому же, свою идею коллега будет реализовывать с еще большим энтузиазмом. Даже если идея на данный момент не актуальна, но не бессмысленна в принципе, члена команды надо поощрить за инициативность.

10. Внимание на результат, а не на активность. Оценивать работу коллег по активности проще, но именно результат объективен. Менеджер, который понимает работу членов своей команды, сможет оценить результативность каждого и дать справедливый фидбэк.

11. Регулярная, но ненавязчивая отчетность. Не всем нравятся ежедневные отчеты и разборы, но это обеспечивает максимальную прозрачность работы и позволяет избежать многих конфликтов, явных и скрытых. Сотрудники должны быть готовы показать другим, чем занимаются сами, и имеют право знать, что делают другие. То же самое справедливо и для менеджера.

12. Конкретные задачи и ожидания. Всем членам команды необходимо четко понимать, что именно они должны сделать, и что при этом будут делать другие. Не стоит ожидать, что сотрудник сам будет прояснять все непонятные моменты, правильная постановка задач — это обязанность менеджера.

13. Активизировать коммуникацию, приглашая людей на другие созвоны. Для эффективной работы важна не только внутренняя коммуникация между членами команды, но и связь с коллегами из других отделов компании. Пригласить такого сотрудника на общий колл гораздо эффективнее, чем постоянно выступать посредником между членами команды и остальными работниками компании.

14. Организация брейнстормов. Полезно подключать команду к решению общих задач.

15. Грамотное распределение задач. Этот совет актуален не только на удаленке, но и в пипл менеджменте в принципе. Большинству людей некомфортно работать над выполнением сразу нескольких задач, поэтому рекомендуется по-возможности избегать мультитаскинга. 

16. Неформальное общение по Скайп/Зум. Людям часто не хватает неформального общения с коллегами, особенно, если до этого они вместе работали в офисе. Кофе-брейки в обед или пятничные созвоны помогут скрасить досуг.

17. Офлайн-мероприятия. Хотя бы раз-два в году нужно собираться вместе. Самый простой и эффективный вариант — корпоративы. Люди, которые раньше общались только дистанционно, могут познакомиться поближе и наладить контакт, который поможет работать эффективнее в дальнейшем.

18. Небольшие подарки и бонусы, в том числе для семьи. Корпоративный мерч, как бы не был банален, не дает забыть о компании и ее ценностях.

Возможно, не все приемы подойдут каждой конкретной компании и команде. Но каждый PM наверняка сможет почерпнуть из этого списка что-то полезное.

Личные качества менеджера

Не стоит забывать, что, помимо правильных действий, менеджер также должен демонстрировать определенные качества. Они позволят не только мотивировать сотрудников, но и заработать их уважение.

1. Доверие. Принимая человека в команду, менеджер уже выказывает ему определенное доверие. Постоянно проверять сотрудника и сомневаться в его эффективности после этого — значит проявить неуважение. Любые проверки и отчеты должны быть обоснованными — как, например, в случае с ежедневным командным митингом. Нужно чувствовать разницу между совместным разбором работы команды и требованием к конкретному сотруднику отчитываться за каждое действие.

2. Увлеченность работой. Если менеджер сам не “горит” тем, что он делает, мотивировать команду будет гораздо сложнее.

3. Благодарность. Не нужно забывать показывать, что вы цените усилия своих коллег и результаты, которых они добиваются. Чем более конкретна и персонализирована благодарность, тем лучше.

4. Готовность рисковать ради сотрудников. Менеджер должен быть в состоянии постоять за свою команду как перед заказчиком, так и перед высшим руководством. Мало кто пойдет за лидером, который не берет ответственности за действия своих людей и не верит в их идеи.

5. Уверенность и настойчивость. Иногда даже лояльные сотрудники бывают не согласны с менеджером. Нужно уметь объективно оценивать свои и чужие доводы. Будучи уверенным в своей правоте, менеджер должен суметь убедить в ней и членов команды, даже если им такая позиция не по душе.

6. Умение признавать ошибки. Нужно понимать разницу между настойчивостью и упрямством, и уметь вовремя увидеть свою неправоту. Если коллеги оказались правы в своем несогласии с позицией менеджера, эго не должно помешать принять это и изменить первоначальную концепцию.

Чтобы подкрепить теорию практическим опытом и реальными кейсами, мы опросили наших PM о том, какие методы они применяют для организации удаленной работы своей команды, что считают полезным, а что — переоцененным.

Ольга Волкова, PM на проекте международной платформы для шэринга такси (NDA)

Как показывает практика, удаленка хороша для интровертов, которые настолько дисциплинированы, что способны работать практически без взаимодействия с коллегами в офисе. Однако дисциплина есть дисциплина, даже самый образцовый работник может в какой-то момент подзабить.

Для меня важно поддерживать связь внутри команды. Шутки, обсуждение выходных и планов на вечер, включенные камеры здорово помогают наладить эту связь в команде. Мы и до удаленки работали с камерами, так как у меня команды очень разношерстные в плане географии. Но сейчас это лишний повод поднять настрой себе и другим: ставим дурацкие фоны в скайпе, смеемся, обсуждаем новости — вроде и по работе поговорили, но в то же время и приятельские отношения поддержали. И всем работается веселее. На своем русскоязычном проекте я организовала небольшой инглиш-клаб 2 раза в неделю. Из 15-ти человек стабильно приходит половина. И инглиш прокачиваем, и с друг другом получше знакомимся. 

Из таких митингов как-то доверия больше взаимного. Я это делаю не потому, что надо, а потому, что ребята в командах реально классные, с ними интересно . Иногда такое узнаешь о людях, что прям удивляешься и сама мотивируешься.

Насчет доступа 24/7: мои ребята понимают что я тоже живой человек, а не робот по ту сторону монитора. По мелочам, которые действительно терпят до утра следующего дня, в нерабочее время меня дергать не станут. Но и я адекватно отношусь к своей позиции и понимаю, что могу понадобиться в любое время. И распределения  мы обсуждали, и армию, и что подарить любимой девушке на день рождения выбирали как-то. Но это не напрягает, наоборот здорово,что ребята открыты и на позитиве. 

Ярослав Грицына, PM на проекте Andersen CRM

Общение 1 на 1 с каждым членом команды обязательно нужно,  раз в 2-3 недели более чем достаточно.

Дейли колл — обязательно, вся команда будет в курсе всего проекта, малейшие отклонения от первоначального плана будут видны на этом этапе.

Отчеты очень полезная практика, клиенты которые не участвуют в процессе разработки, будут очень благодарны увидев сводки статуса разработки.

98% (о статистике в начале статьи, прим. автора) все же немного удивляют — неужели удаленка и вправду настолько популярна и желанна? 🙂

Леонид Высочин, PM на проекте EuroFunk

Не совсем согласен с тем, что общение 1 на 1 нужно раз в 2-3 дня. Это нужно делать по необходимости, когда ПМ видит, что у человека что-то не так, или что он ведет себя не совсем стандартно. Такие частые 1х1 приведут к обратному эффекту. Рекомендую делать 1х1 раз в месяц, или по случаю.

Также все должны понимать, что есть рабочие часы, и в эти рабочие часы нужно решать все поставленные на день задачи. ПМ, который доступен 24/7, балует и команду, и клиента. Его потом будут использовать вдоль и поперек, когда нужно и не нужно, чтобы решить тот или иной вопрос (и часто этот вопрос будет мизерным). Есть, конечно форс-мажоры, но это бывает крайне редко, и к этому нужно просто быть готовым, не более.

И небольшой лайфхак, который поможет улучшить отношения внутри команды, поднять боевой дух и сделать команду еще более целостной. 🙂 Нужно устраивать ивенты с призами для победителей, а именно: конкурс на то, у кого лучший бекграунд в скайпе во время дейли, конкурс на лучшую одежду, которую оденет член команды на дейли и тому подобные конкурсы. Главное — чтобы было весело, чтобы все были с включенными камерами, говорили и голосовали (можно анонимно в личку ПМу). И конечно, какой-то вкусный приз победителю — пицца, суши, доставка какой-то другой вкусной еды с последующим фото от победителя в чат с командой.

Сергей Круглей, PM на проекте Paxful.com

Помимо утреннего дейли мы рекомендуем делать ещё один регулярный, но более короткий синк во второй половине дня. Это позволит поддерживать связь, быть в курсе задач друг друга, даст большее чувство сопричастности и вовлеченности.

Если ПМ может быть карьер-менеджером для наиболее перспективных сотрудников, от этого выиграют все. Сотрудники будут развиваться, компания богатеть, а сам менеджер сможет стать, по словам Ю.М. Лермонтова, “слугой царю, отцом солдатам”. То есть пользоваться авторитетом среди руководства и сотрудников компании. 

Важно поддерживать общение в общем чате помимо рабочих тем во внерабочее время, чтобы отношения в команде не были официально-формальными. Если есть человеческие отношения, многие моменты решаются проще и дело спорится быстрее. 

Уделяйте внимание развитию своих софт-скиллов, и развитию софт-скиллов ключевых сотрудников. Для менеджмента на удаленке этот навык становится очень важным.

Важно понимать, что не всем сотрудникам подходит удаленка. В команду, как советует Джоэл Спольски, берите только людей c двумя чертами — smart и get things done, то есть умных сотрудников, которым не нужна нянька. И совершенствуйте свои профессиональные навыки ПМ. Особенно важны навыки разрешения конфликтов, проведения презентаций, мышления на шаг вперёд, и проведения распределенных митингов — подготовки, фасилитации, аудирования. 

Из литературы о командах я посоветую книгу Питера Друкера “Командный подход: Создание высокоэффективной организации” а также автора Джоэла Спольски.

Надеемся, эта подборка приемов для работы с сотрудниками на удаленке, а также советы наших ПМ будут полезны и помогут вам в отношениях с командой. Если вам есть, что добавить — пишите об этом в комментариях!

Lead .Net Developer

Join the team of skilled and great specialists! We are always looking for talent, so don't hesitate to contact us.

Wanted

Previous articleNext article