Глобальный карантин вынудил большую часть компаний либо остановить процессы и отправить сотрудников в отпуска, либо экстренно организовать удаленную работу. Те, кто мог, выбрали второй вариант. Однако не все отнеслись к изменению формата работы достаточно серьезно. В итоге уже через 2-3 недели был получен “результат”: лоу перфоманс, демотивация сотрудников и их отдаление от целей и ценностей компании.
Несмотря на кажущуюся простоту, организация удаленной работы — это задача, требующая профессионального подхода. Недостаточно завести всем сотрудникам аккаунты в Jira или Trello, договориться держать связь через Skype и отправить всех по домам. Необходимо уметь использовать эти инструменты эффективно и правильно налаживать процессы. Обратиться за экспертной консультацией к тем, кто уже имеет многолетний опыт в этой сфере, гораздо выгоднее, чем “набивать шишки” самим.
Наши PM и Delivery-менеджеры выделили несколько ключевых аспектов, на которые нужно обратить внимание при организации удаленной работы. Однако для каждой компании необходимо разрабатывать отдельную систему, основанную на этих ключевых аспектах, но с учетом особенностей проекта и команды.
Коммуникации в команде и с заказчиком
Не все члены команды могут легко перестроиться на работу из дома. Чтобы поддерживать связь внутри команды, а также с каждым специалистом лично, мы рекомендуем:
1. Проводить дейли-митинги с камерами. Это мотивирует сотрудников быть более собранными и отчасти компенсирует отсутствие очных встреч. Сотрудники чувствуют, что все под контролем и работа идет как обычно, несмотря на изменившуюся ситуацию.
2. Ежедневно созваниваться с каждым членом команды лично, обсуждать актуальные вопросы. Так будет проще заметить проблемы с мотивацией и организованностью, а остальными трудностями сотрудник поделится сам.
3. По возможности вовлекать заказчика в командообразование. Если на проекте заказчик раз в месяц созванивается с каждым членом команды, это повышает доверие клиента и вовлеченность каждого сотрудника в процесс, создает атмосферу единства, приближает к общим целям.
Планирование и организация удаленной работы
Не только IT-компании переходят на удаленку: этот формат также удобен для дизайнерских и архитектурных студий, консалтинговых агентств и т. д. В зависимости от типа проектов и задач подбирается и инструментарий: если для IT Jira — мастхэв, то дизайнерская студия успешно обойдется Trello. Но есть и набор универсальных организационных моментов:
1. Ограничение митингов по времени и четкая агенда.
2. Применение гибких методологий с планированием бэклога спринта, эстимацией задач и определением капасити команды в сторипоинтах. Это помогает контролировать производительность.
3. Быстрое выявление блокеров и своевременное информирование стейкхолдеров. 1 час на самостоятельный поиск решения, далее — за помощью к команде.
4. Максимальная открытость для заказчика, доступ к основной доске разработки.
Информационная безопасность и передача данных
Для организации базового уровня безопасности передачи данных необходимо реализовать комплекс мер, в первую очередь:
1. Организация собственной подсети с хранением данных на внутренних серверах.
2. Удаленный доступ к ресурсам компании осуществляется через VPN и с двухфакторной аутентификацией.
3. Ограничение доступа к небезопасным сайтам с компьютеров сотрудников (естественно, только на время работы, дальше — их личное дело 🙂 ).
4. Использование принципов контейнеризации при разработке.
Имея 13 офисов разработки в трёх странах, отправляя своих сотрудников в командировки по всему миру, мы научились быстро налаживать процессы удаленной работы. И мы с удовольствием поделимся собственным 13-летним опытом со всеми, кто впервые столкнулся с вопросом “удаленки”. Нужен совет — пишите!
